Как да опростим процеса на набавяне на търговски чай?

Консолидирайте и стратегически оценявайте доставчиците на чай на едро

Защо фрагментираното набавяне увеличава разходите, водещото време и рисковете за качество при чая на едро

Когато компаниите разчитат на твърде много различни доставчици без надлежаща координация, те в крайна сметка плащат значително повече за операциите си — между 15% и 30% допълнително. Това се случва поради разнообразни загуби на усилия в логистиката, повтаряща се документация и непоследователни проверки за съответствие сред различните доставчици. Добавянето на още един доставчик обикновено означава допълнително изчакване от три до пет дни само за да се уредят нещата между всички включени страни. Ситуацията с контрола на качеството също се влошава. Според „Журнал за хранителна безопасност“ от миналата година, когато стандартите за качество не са хармонизирани сред доставчиците, рисковете от замърсяване нарастват приблизително с 19%. За хората, които закупуват чай на големи количества, тези фрагментирани вериги за доставки създават реални проблеми, които могат да навредят на печалбата им и да подкопаят доверието на клиентите.

• Волатилност на цените : Конкуриращи оферти от 10+ доставчици предизвикват колебания в цената от 0,50–1,20 USD/kg
• Липси в проследимостта : Само 41% от мрежите с множество доставчици изпълняват изискванията при аудитите за проверка на произхода
• Нарушения на съответствието една от трите изпратени партиди от фрагментирани източници нарушава етичните сертификати

Как консолидацията на доставчиците по нива (5–7 проверени партньори от произхода) намалява несанкционираните разходи с 22 %

Консолидацията към основна група от 5–7 стратегически проверени търговски доставчици на чай намалява несанкционираните разходи — т.е. неутвърдените покупки извън договорите — с 22 %, според данни от Procurement Leaders Network. Партньорствата по нива подчертават три приоритета:

1. Географска специализация назначаване на региони (напр. Асам, Нилгири, Юньнан) на доставчици с дълбока местна експертиза и връзки с чайни имения
2. Цени според обем. агрегиране на поръчки по артикули и сезони, за да се осигурят обемни отстъпки от 8–12 %, без компромис с качеството на чая
3. Интегрирани протоколи за контрол на качеството задължително прилагане на еднакви тестове за влажност, остатъчни пестициди и свежест, съобразени с международните стандарти за безопасност на храните ISO 22000

Водещ дистрибутор намали прекъсванията в доставките с 67 % след консолидиране на 14 фрагментирани доставчици в шест йерархично организирани партньори — централизирайки пълномощията за набавяне, без да се жертва разнообразието на произхода и сезонната гъвкавост.

Автоматизиране на работните процеси за набавяне на чай на едро

Автоматизацията превръща набавянето на чай на едро от реактивно в предиктивно — намалява триенето, ускорява вземането на решения и засилва проследимостта.

AI-управлявани електронни платформи за набавяне: автоматизация на RFx, генериране на поръчки (PO) и проследяване на партиди в реално време

Платформите за електронно търгуване, задвижвани от изкуствен интелект, автоматизират тези досадни процеси на RFx, като гарантират стандартизиране на всички комуникации с доставчиците, правилно подаване на оферти и последователно оценяване по еднаква скала. Освен това тези системи автоматично генерират поръчки за покупка, когато нивата на запасите спаднат под определени прагове или когато прогнозите показват възможни дефицити. Междувременно технологията „Интернет на нещата“ (IoT) проследява всяка пратка по време на транспортирането ѝ, следейки параметри като промени в температурата, нивата на влажност и всякакви удари, които биха могли да повредят чувствителните листа. Това наблюдение помага за поддържане на стандартите за качество на продуктите и позволява ранно откриване на проблеми, преди те да достигнат до складовите врати. Компаниите, използващи тези интелигентни системи, обикновено намаляват водещото време за набавяне с около 30 %, а същевременно намаляват ръчната документация почти наполовина. Такива подобрения означават, че бизнесът може да реагира значително по-бързо на внезапни промени в сезонните търсенета или да решава качествени проблеми веднага щом възникнат, а не след факта.

ERP—интеграция с е-аукцион: Съкращаване на времето за оценка на оферти с 40%, като се гарантира проследимост

Свързването на системите за планиране на корпоративните ресурси (ERP) с електронните търгови платформи позволява автоматично анализиране на оферти въз основа на цена, оценки за качество, графици за доставка и валидност на сертификатите. Според индустриални доклади това намалява времето, необходимо за оценка на оферти, с около четиридесет процента. Цифровата следа проследява целия път на всяка партида чай — от търговата площадка до складирането му в складовете. Става дума за такива неща като действителното място на произход на чая, резултатите от дегустационните тестове и начина, по който е бил съхраняван по време на транспортирането. Някои компании вече използват технологията „блокчейн“ за целите на верификацията, подобно на това, което правят сертифицираните от Fair Trade USA плантации. Това не само потвърждава твърденията им за етично набавяне, но също така помага за предотвратяване на измамни практики, без да се налага допълнителна документация или ръчни проверки от страна на персонала.

Стандартизиране на оценката на доставчиците и осигуряване на качеството за оптовата търговия с чай

Три стълба: валидиране на етични сертификати, протоколи за сензорна проверка и ценообразователни клаузи, реагиращи на волатилността

Надеждна и стандартизирана рамка за качество при търговията с чай на едро се основава на три взаимосвързани стълба:

1. Валидиране на етични сертификати : Цифрово удостоверяване на твърденията за справедлива търговия (Fair Trade), Съюза за дъждовните гори (Rainforest Alliance) или UTZ чрез платформи, интегрирани с блокчейн — не само чрез преглед на документи — за предотвратяване на „зелено маскиране“ (greenwashing) и изпълнение на изискванията за съответствие на търговците.
2. Протоколи за сензорна проверка : Изисква се сертифицирани чайни дегустатори да провеждат слепи оценки спрямо 12-точкова профилна карта на вкуса, аромата и усещането в устата; резултатите се вкарват директно в централизирани табла за управление, които сигнализират отклонения в партидата преди изпращането ѝ.
3. Ценообразователни клаузи, реагиращи на волатилността : Включване на автоматични корекции в договорите, свързани с актуалните индекси на суровини (напр. Индексът на Лондонската чайна борса), за защита на маржовете на купувачите по време на ценови вълни, като едновременно се гарантират справедливи минимални възнаграждения за доставчиците по време на падане на пазарните цени.

Заедно тези стълбове намаляват споровете относно качеството с 31 % (според проучвания за внедряването на системи за управление на хранителната безопасност) и осигуряват обективни, базирани на данни оценки на доставчиците — замествайки субективните оценки, които застрашават непрекъснатостта и съответствието с ЕСУ критериите.

Изграждане на устойчивост в дистрибуционната верига за чай

Нарушенията — от закъснения поради мусони в Дарджилинг до задръствания в пристанището на Коломбо — могат да спрат производството за една нощ. Устойчивата дистрибуционна верига за чай изисква проактивни, многослойни предпазни мерки:

• Географско диверсифициране : Източване на основни класове чай от 3–5 различни региони за отглеждане (напр. Асам + Кения + Виетнам), за компенсиране на климатичните или политическите рискове — допълващи индийските реколти, засегнати от мусоните, с резерви от източна Африка или алтернативи като японския матча.
• Реалновременова видимост от реколтата до склада : Инсталиране на IoT сензори в именията и водене на регистри в блокчейн-система за проследяване на датите на беритба, продължителността на ферментацията и условията за съхранение — което позволява бързо пренасочване или заместване при възникване на задръствания.
• Стратегически резерви на складови наличности поддържайте запаси за 45–60 дни за чайове с висока волатилност и висок спрос (напр. първият набор от Дарджилинг, церемониален клас Мача), калибрирани въз основа на историческата вариация в предварителното време — а не според статични правила за резервни запаси.

От особено значение е да се вградят аудити за етични сертификати директно в договорите с доставчиците: партньорите, които са в съответствие с изискванията, показват с 30 % по-ниски нива на нарушения в доставките, тъй като устойчивите практики в земеделието намаляват риска от колебания в добива и недостиг на работна ръка.