ระยะเวลาในการจัดส่งคำสั่งซื้อชาจำนวนมากจากบริษัทผู้ผลิตชานั้นใช้เวลานานเท่าใด

ความหมายของระยะเวลาการนำส่งสำหรับบริษัทผู้ผลิตชา

คำว่า 'ระยะเวลาการนำส่ง' (lead time) หมายถึง ระยะเวลาที่ใช้ตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อชาในปริมาณมาก จนกระทั่งกล่องสินค้าเหล่านั้นมาถึงคลังสินค้าจริง ๆ ผู้ผลิตชาต้องดำเนินกระบวนการหลายขั้นตอน ได้แก่ การจัดหาใบชาสด การแปรรูปผ่านขั้นตอนต่าง ๆ การผสมผสานชาหลากหลายชนิดเข้าด้วยกัน การบรรจุภัณฑ์ทั้งหมด การจัดการเอกสารศุลกากรทั้งหมด และสุดท้ายคือการจัดส่งออกไปยังปลายทาง ตามข้อมูลอุตสาหกรรมล่าสุดจากแคปเจมินี (Capgemini) บริษัทประมาณสามในสี่ประสบปัญหาความล่าช้าบางรูปแบบระหว่างการขนส่ง ซึ่งส่งผลให้ระยะเวลาการนำส่งยืดเยื้อออกไป ดังนั้น การติดตามและวิเคราะห์ระยะเวลาการนำส่งจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อผู้ที่ต้องบริหารงานปฏิบัติการประจำวันอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่เกิดภาวะขาดสต็อกหรือสต็อกล้น

เมื่อระยะเวลาการนำส่งสินค้า (lead times) สั้นลง บริษัทต่างๆ สามารถจัดการสินค้าคงคลังได้ดีขึ้นมาก ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บที่สูงลิ่ว และรักษาคุณภาพของผลิตภัณฑ์ให้สดใหม่อยู่เสมอ ประเด็นนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อชาที่มีความไวต่อสภาพแวดล้อม เช่น ชาเขียวและชาขาว ซึ่งจะเสื่อมคุณภาพอย่างรวดเร็วหากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม ในทางกลับกัน หากระยะเวลาการนำส่งสินค้ายาวนานเกินไป บริษัทจะต้องผูกเงินทุนไว้กับสินค้าคงคลังโดยไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในด้านอื่นได้ ขณะเดียวกันก็เผชิญความเสี่ยงที่ชั้นวางสินค้าจะว่างเปล่าพอดีในช่วงเวลาที่ลูกค้าต้องการสินค้ามากที่สุด บริษัทผู้ผลิตชาที่วิเคราะห์โครงสร้างระยะเวลาการนำส่งสินค้าของตนเองอย่างละเอียด มักจะสามารถคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงตามฤดูกาลล่วงหน้าได้ พวกเขาจับตาดูเหตุการณ์สำคัญต่างๆ เช่น การเก็บเกี่ยวประจำปีในพื้นที่ต่างๆ อย่างเช่น แคว้นอัสสาม (Assam) หรือเมืองอุจิ (Uji) จากนั้นจึงปรับตารางการสั่งซื้อให้สอดคล้องกับศักยภาพการจัดส่งจริงของผู้ผลิตในท้องถิ่น โดยไม่สร้างภาระหนักเกินไปทั้งต่อบรรดาผู้ผลิตและตัวเอง

โดยสรุปแล้ว ระยะเวลาการนำส่งสินค้า (lead time) ไม่ใช่เพียงแค่ช่วงเวลาเชิงโลจิสติกส์เท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ที่ส่งผลโดยตรงต่อความพึงพอใจของลูกค้า การลดของเสีย และความยืดหยุ่นของห่วงโซ่อุปทาน

ปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อระยะเวลาในการจัดส่งของบริษัทผู้ผลิตชา

แหล่งกำเนิด ระบบโลจิสติกส์ และข้อกำหนดด้านการนำเข้าตามภูมิภาคที่ปลูกชา

แหล่งที่มาของชาส่งผลโดยตรงต่อระยะเวลาที่ใช้ในการจัดส่งมายังที่นี่ ตัวอย่างเช่น ชาจากประเทศที่อยู่ไกล เช่น เนปาล หรือเคนยา จะใช้เวลานานขึ้นเพียงเพราะระยะทางที่ห่างไกล ยิ่งไปกว่านั้น ข้อกำหนดการนำเข้ายังทำให้กระบวนการช้าลงอีก สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาแห่งสหรัฐอเมริกา (FDA) ตรวจสอบสินค้าทุกชิ้นที่เข้ามาในสหรัฐฯ ส่วนตลาดยุโรปก็ต้องมีใบรับรองสุขภาพพืชเฉพาะด้วย แค่เอกสารเหล่านี้อย่างเดียวอาจใช้เวลาเพิ่มเติมอีกหนึ่งถึงสามสัปดาห์เพื่อผ่านพิธีการศุลกากรเท่านั้น วิธีการจัดส่งก็มีผลอย่างมากเช่นกัน การส่งชาทางเครื่องบินจะลดระยะเวลาการขนส่งลงเหลือประมาณเจ็ดวัน แต่ต้นทุนสูงกว่ามาก ในทางกลับกัน การส่งทางเรืออาจใช้เวลาสี่ถึงแปดสัปดาห์ แต่บริษัทสามารถประหยัดต้นทุนได้เมื่อจัดส่งในปริมาณมาก นอกจากนี้ อย่าลืมปัญหาที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจเกิดขึ้นในบางภูมิภาคด้วย เช่น การหยุดงานประท้วงที่ท่าเรือ ซึ่งเมื่อเกิดขึ้นแล้ว จะส่งผลให้กำหนดการจัดส่งล้มเหลวโดยสิ้นเชิงโดยไม่มีการแจ้งล่วงหน้า

ข้อกำหนดในการสั่งซื้อ: สูตรผสม ใบรับรองต่าง ๆ บรรจุภัณฑ์ และปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ

ข้อกำหนดแบบเฉพาะเจาะจงทำให้ระยะเวลาการผลิตยืดออกไปอย่างมีนัยสำคัญ:

• ผสม : การพัฒนาสูตรใหม่เพิ่มเวลา 2–4 สัปดาห์สำหรับการจัดสูตรและการทดสอบ
• การรับรอง : การรับรองมาตรฐานอินทรีย์/การค้าอย่างเป็นธรรม (Organic/Fair Trade) ต้องใช้เวลา 3–6 สัปดาห์ในการดำเนินการตรวจสอบให้เสร็จสมบูรณ์
• บรรจุภัณฑ์ : การจัดหาวัสดุแบบเฉพาะ (เช่น ซองบรรจุที่ย่อยสลายได้ทางชีวภาพ) เพิ่มระยะเวลา 1–2 เดือน
  ปริมาณสั่งซื้อขั้นต่ำ (MOQs) ก็ส่งผลต่อระยะเวลาเช่นกัน — คำสั่งซื้อที่น้อยกว่า 500 กิโลกรัมมักต้องรอรวมเข้ากับล็อตการผลิตอื่น ทำให้การจัดส่งล่าช้าไป 10–15 วัน

กำลังการผลิต รอบการเก็บเกี่ยว และความยืดหยุ่นของห่วงโซ่อุปทาน

ฤดูกาลส่งผลโดยธรรมชาติต่อปริมาณและช่วงเวลาที่สามารถเก็บเกี่ยวผลผลิตได้ เช่น ชาเซนฉะของญี่ปุ่นส่วนใหญ่จะมีวางจำหน่ายในช่วงฤดูใบไม้ผลิ ขณะที่ชาดำอัสสัมจะออกสู่ตลาดประมาณสองครั้งต่อปี เมื่อคำสั่งซื้อเริ่มเพิ่มขึ้นจนเกินขีดความสามารถของอุปกรณ์การผลิต โดยทั่วไปเมื่อใช้กำลังการผลิตถึงร้อยละแปดสิบ โรงงานมักประสบความล่าช้าในการจัดส่งสินค้าเป็นระยะเวลาสามสัปดาห์ ปัญหาสภาพอากาศ เช่น มรสุมที่ทำลายพืชผล หรือแรงงานไม่เพียงพอที่จะมาปฏิบัติงานในสวนชา มักส่งผลให้กำหนดการจัดส่งเลื่อนออกไปอีก บางครั้งอาจเพิ่มระยะเวลาการรอคอยเกือบหนึ่งเดือน ดังนั้น การมีผู้จัดจำหน่ายหลายรายที่ตั้งอยู่ในภูมิภาคต่าง ๆ จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจใด ๆ ที่ต้องการเข้าถึงชาคุณภาพสูงได้อย่างต่อเนื่องและเชื่อถือได้ตลอดทั้งปี

เกณฑ์มาตรฐานระยะเวลาการนำส่งโดยทั่วไปสำหรับคำสั่งซื้อจำนวนมากจากบริษัทผู้ผลิตชา

ระยะเวลาปกติ: ตั้งแต่ยืนยันคำสั่งซื้อจนถึงการรับสินค้าเข้าคลังสินค้าในสหรัฐอเมริกา

สำหรับบริษัทผู้ผลิตชาส่วนใหญ่ คำสั่งซื้อจำนวนมากจะใช้เวลา 4–6 สัปดาห์ ตั้งแต่ยืนยันคำสั่งซื้อจนถึงการจัดส่งถึงสหรัฐอเมริกา หากจัดหาสูตรชาแบบมาตรฐานจากสินค้าคงคลังที่มีอยู่แล้ว สำหรับกรณีที่มีความซับซ้อน ต้องพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:

• การผลิต (1–2 สัปดาห์): การผสมผสานและควบคุมคุณภาพ
• ส่งสินค้าทางทะเล (3–4 สัปดาห์): การจัดส่งจากประเทศต้นทาง
• พิธีการศุลกากร (3–7 วัน): การตรวจสอบความสอดคล้องตามข้อกำหนดของสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยาสหรัฐอเมริกา (FDA)
  การจัดส่งด่วนทางอากาศช่วยลดระยะเวลาการขนส่งลงเหลือ 5–7 วัน แต่เพิ่มต้นทุนขึ้น 35–60% คำสั่งซื้อที่มีน้ำหนักเกิน 5,000 กิโลกรัมมักได้รับการเร่งกระบวนการจัดการผ่านการรวมสินค้าในการขนส่งแบบคอนโซลิเดต

ระยะเวลาการนำส่งแตกต่างกันอย่างไรระหว่างรูปแบบการจัดหาชา

• บริษัทชาที่จัดซื้อโดยตรงจากฟาร์ม : 8–12 สัปดาห์ เนื่องจากขึ้นอยู่กับฤดูกาลเก็บเกี่ยวและกระบวนการจัดการชาจากแหล่งเดียว
• บริษัทชาแบบผสมผสานและขายส่ง : 6–8 สัปดาห์ สำหรับสูตรเฉพาะที่ต้องมีใบรับรอง เช่น ชาอินทรีย์ หรือชาที่ได้รับรองมาตรฐานการค้าอย่างเป็นธรรม (Fair Trade)
• บริษัทชาผู้นำเข้าและจัดจำหน่าย : 3–5 สัปดาห์ โดยใช้สินค้าคงคลังที่ผ่านการตรวจสอบล่วงหน้าแล้ว
  ซัพพลายเออร์ที่หลากหลายช่วยลดความล่าช้า—ทีมงานที่มีคลังสินค้าในภูมิภาคสามารถลดระยะเวลาในการจัดส่งได้ถึง 40% เมื่อเปรียบเทียบกับการดำเนินงานที่มีเพียงแหล่งกำเนิดสินค้าเท่านั้น โปรดตรวจสอบแผนสำรองเพื่อรับมือกับความขัดข้องที่เกิดจากฤดูมรสุม ซึ่งส่งผลกระทบต่อการจัดส่งชาจากอินเดียและศรีลังกาถึง 74% (รายงานด้านโลจิสติกส์ชาโลก ปี 2023)

วิธีลดระยะเวลาในการจัดส่งเมื่อสั่งซื้อชาจำนวนมากจากบริษัทผู้ผลิตชา

ต้องการลดเวลาการรอคอยเมื่อสั่งซื้อชาเป็นจำนวนมากหรือไม่? การวางแผนเชิงกลยุทธ์มีความสำคัญ แต่การร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับผู้จัดจำหน่ายที่เข้าใจธุรกิจของคุณก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน เริ่มต้นด้วยการเตรียมความพร้อมล่วงหน้าตามฤดูกาลเก็บเกี่ยว หากคุณต้องการชาเกรดพรีเมียม เช่น ดาร์เจอลิง (Darjeeling) หรือเซนฉะญี่ปุ่น (Japanese Sencha) ควรแจ้งความประสงค์ล่วงหน้า 6 ถึง 9 เดือนก่อนที่ผลผลิตเหล่านั้นจะเข้าสู่ตลาด วิธีนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าจะได้รับสินค้าสดใหม่ก่อนที่คู่แข่งรายอื่นจะเข้ามาแย่งชิง นอกจากนี้ ควรพยายามทำให้กระบวนการเรียบง่ายเท่าที่จะเป็นไปได้ ชาแบบผสมมาตรฐานมักมีอัตราการหมุนเวียนเร็วกว่าชาแบบผสมพิเศษที่ออกแบบตามสั่ง ดังนั้น ให้เลือกใช้ผลิตภัณฑ์ที่ผ่านการรับรองอินทรีย์หรือรับรองการค้าอย่างเป็นธรรม (Fair Trade) แล้วแทนที่จะรอให้กระบวนการรับรองเสร็จสิ้น บรรจุภัณฑ์สำเร็จรูปก็ช่วยประหยัดเวลาได้มาก เมื่อเทียบกับการออกแบบบรรจุภัณฑ์เฉพาะที่อาจใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์ การรวมสินค้าจากหลายคำสั่งในโหลดเดียว (consolidating shipments) ก็ส่งผลต่อประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่ท่าเรืออย่างมาก โดยตู้คอนเทนเนอร์เต็ม (Full Container Loads) จะผ่านกระบวนการพิธีการศุลกากรภายในประมาณหนึ่งสัปดาห์ ขณะที่หากส่งสินค้าเป็นส่วนหนึ่งของตู้คอนเทนเนอร์ (partial containers) อาจใช้เวลาถึงสามสัปดาห์ การสร้างความสัมพันธ์ที่มั่นคงกับผู้จัดจำหน่ายจะคุ้มค่าในระยะยาว เนื่องจากบริษัทผู้ผลิตชาหลายแห่งมักให้สิทธิพิเศษแก่ลูกค้าที่ทำสัญญาเป็นเวลาหลายปี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อปริมาณสินค้ามีจำกัด และอย่าลืมพิจารณาแนวทางแบบผสมผสานสำหรับความต้องการเร่งด่วน กล่าวคือ ส่งตัวอย่างขนาดเล็กทางอากาศขนส่ง (air freight) ไปก่อน ในขณะที่รอการจัดส่งสินค้าหลักทางเรือ (sea shipments) ซึ่งจะช่วยให้การดำเนินงานของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นแม้จะเกิดความล่าช้าที่ไม่คาดฝัน