Thời gian giao hàng đối với đơn đặt hàng trà số lượng lớn từ các công ty trà là bao lâu?

Thời Gian Chờ Đợi Có Ý Nghĩa Gì Đối Với Một Công Ty Trà

Thuật ngữ 'thời gian chờ đợi' (lead time) về cơ bản chỉ khoảng thời gian tính từ khi khách hàng đặt một đơn hàng lớn trà cho đến khi những thùng hàng đó thực sự đến kho. Các nhà sản xuất trà phải trải qua nhiều bước trong suốt quá trình này, bao gồm việc thu mua lá trà tươi, thực hiện các công đoạn chế biến khác nhau, pha trộn các loại trà khác nhau thành hỗn hợp, đóng gói toàn bộ sản phẩm, xử lý tất cả các biểu mẫu hải quan và cuối cùng là vận chuyển đi. Theo dữ liệu ngành mới đây của Capgemini, khoảng ba phần tư số công ty gặp phải một số dạng chậm trễ nào đó trong khâu vận chuyển, dẫn đến việc kéo dài thời gian chờ đợi. Điều này khiến việc theo dõi sát thời gian chờ đợi trở nên vô cùng quan trọng đối với bất kỳ ai đang cố gắng quản lý hiệu quả các hoạt động thường ngày mà không rơi vào tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.

Khi thời gian giao hàng rút ngắn lại, các công ty có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn nhiều, cắt giảm đáng kể chi phí lưu kho đắt đỏ và duy trì độ tươi mới cho sản phẩm. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các loại trà nhạy cảm như trà xanh và trà trắng—những loại dễ suy giảm chất lượng nhanh chóng nếu không được xử lý đúng cách. Ngược lại, khi thời gian giao hàng kéo dài quá lâu, doanh nghiệp sẽ bị chiếm dụng vốn—số tiền ấy có thể được sử dụng vào những mục đích khác—đồng thời đối mặt với nguy cơ kệ trống hàng đúng vào lúc khách hàng cần sản phẩm nhất. Các công ty trà chủ động rà soát kỹ lưỡng cấu trúc thời gian giao hàng của chính mình thường có khả năng dự báo sớm những biến động theo mùa. Họ theo dõi sát các vụ thu hoạch hàng năm tại những vùng trồng trà nổi tiếng như Assam hay Uji, sau đó điều chỉnh lịch đặt hàng sao cho phù hợp với năng lực cung ứng thực tế của nhà sản xuất địa phương, đảm bảo không gây áp lực quá tải cho bất kỳ bên nào.

Về bản chất, thời gian giao hàng không chỉ đơn thuần là một khoảng thời gian hậu cần; đây còn là một đòn bẩy chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ hài lòng của khách hàng, việc giảm thiểu lãng phí và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến thời gian chờ của một công ty trà

Nguồn gốc, hậu cần và quy định nhập khẩu theo khu vực trồng trà

Nguồn gốc của trà thực sự ảnh hưởng lớn đến thời gian vận chuyển đến đây. Chẳng hạn, những nơi ở xa như Nepal hay Kenya sẽ kéo dài thời gian vận chuyển chỉ vì khoảng cách quá lớn. Bên cạnh đó, còn có rất nhiều quy định nhập khẩu làm chậm tiến độ thêm nữa. Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) kiểm tra toàn bộ hàng hóa nhập khẩu vào Mỹ, trong khi các thị trường châu Âu cũng yêu cầu giấy chứng nhận sức khỏe thực vật đặc biệt. Riêng khâu làm thủ tục hải quan này đã có thể mất từ một đến ba tuần bổ sung để hoàn tất. Phương thức vận chuyển cũng tạo ra sự khác biệt rõ rệt. Vận chuyển trà bằng đường hàng không rút ngắn thời gian vận chuyển xuống còn khoảng bảy ngày, nhưng chi phí lại cao hơn đáng kể. Ngược lại, vận chuyển bằng đường biển có thể mất từ bốn đến tám tuần, song doanh nghiệp lại tiết kiệm được chi phí khi gửi số lượng lớn. Và cũng đừng quên những vấn đề bất ngờ có thể phát sinh tại một số khu vực. Đôi khi xảy ra đình công tại cảng, và khi điều đó xảy ra, lịch trình giao hàng hoàn toàn bị phá vỡ mà không có bất kỳ cảnh báo nào.

Yêu cầu đơn hàng: Phối trộn, chứng nhận, bao bì và số lượng đặt hàng tối thiểu

Yêu cầu tùy chỉnh làm kéo dài đáng kể lịch trình sản xuất:

• Hỗn hợp : Việc phát triển công thức mới thêm 2–4 tuần cho khâu xây dựng và kiểm tra
• CHỨNG NHẬN : Việc xác minh chứng nhận hữu cơ/tiêu chuẩn Thương mại Công bằng đòi hỏi 3–6 tuần để hoàn tất kiểm toán
• Bao bì : Việc tìm nguồn cung vật liệu tùy chỉnh (ví dụ: bao bì dạng túi phân hủy sinh học) thêm 1–2 tháng
  Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) cũng ảnh hưởng đến tiến độ — các đơn hàng dưới 500 kg thường phải chờ gộp lô, dẫn đến chậm giao hàng từ 10–15 ngày.

Năng lực sản xuất, chu kỳ thu hoạch và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng

Các mùa trong năm tự nhiên giới hạn thời điểm thu hoạch sản phẩm. Trà sencha Nhật Bản chủ yếu có mặt trên thị trường vào các tháng mùa xuân, trong khi trà đen Assam thường được thu hoạch hai lần mỗi năm. Khi đơn hàng bắt đầu dồn ứ vượt quá khả năng xử lý của thiết bị – thường ở mức khoảng bốn phần năm công suất tối đa – các nhà máy sẽ gặp tình trạng chậm trễ giao hàng lên đến ba tuần. Các vấn đề thời tiết như mưa gió mùa làm hư hại mùa vụ hoặc thiếu lao động tại các đồn điền chè thường khiến lịch giao hàng bị kéo dài thêm, đôi khi làm tăng thời gian chờ gần một tháng. Điều này khiến việc hợp tác với nhiều nhà cung cấp ở các khu vực khác nhau trở nên hoàn toàn thiết yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tiếp cận ổn định và đáng tin cậy các loại trà chất lượng quanh năm.

Các mốc thời gian dẫn đầu điển hình cho đơn hàng số lượng lớn từ một công ty chuyên về trà

Thời gian tiêu chuẩn: Từ khi xác nhận đơn hàng đến khi hàng nhập kho tại kho Mỹ

Đối với hầu hết các công ty chuyên về trà, đơn hàng số lượng lớn mất 4–6 tuần từ khi xác nhận đơn hàng đến khi giao hàng tại Mỹ nếu nguồn hàng là các hỗn hợp trà tiêu chuẩn đã có sẵn trong tồn kho. Các mốc thời gian phức tạp bao gồm:

• Sản xuất (1–2 tuần): Trộn phối và kiểm soát chất lượng
• Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển (3–4 tuần): Vận chuyển từ các quốc gia xuất xứ
• Việc thông quan (3–7 ngày): Kiểm tra tuân thủ quy định của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA)
  Các lô hàng khẩn cấp bằng đường hàng không rút ngắn thời gian vận chuyển xuống còn 5–7 ngày nhưng làm tăng chi phí lên 35–60%. Các đơn hàng vượt quá 5.000 kg thường được xử lý nhanh hơn thông qua vận chuyển hàng hóa tập trung.

Cách thời gian chờ giao hàng thay đổi giữa các mô hình thu mua chè

• Các công ty chè trực tiếp từ trang trại : 8–12 tuần do phụ thuộc vào vụ thu hoạch theo mùa và việc xử lý chè từ một nguồn duy nhất
• Các công ty chè bán buôn pha trộn : 6–8 tuần cho các công thức pha trộn theo yêu cầu, kèm chứng nhận như hữu cơ hoặc Thương mại Công bằng
• Các công ty phân phối chè nhập khẩu : 3–5 tuần tận dụng hàng tồn kho đã được thông quan trước đó
  Các nhà cung cấp đa dạng giúp giảm thiểu rủi ro chậm trễ—các đội ngũ có kho hàng khu vực có thể rút ngắn thời gian giao hàng tới 40% so với các hoạt động chỉ nhập khẩu từ nơi sản xuất. Hãy xác minh các kế hoạch dự phòng nhằm đối phó với gián đoạn do mùa mưa gây ra, vốn ảnh hưởng đến 74% lô hàng chè từ Ấn Độ/Nhật Bản (Báo cáo Hậu cần Chè Toàn cầu năm 2023).

Làm thế nào để giảm thời gian giao hàng khi đặt mua số lượng lớn chè từ một công ty chè

Muốn thời gian chờ ngắn hơn khi đặt mua trà số lượng lớn? Lập kế hoạch chiến lược là điều quan trọng, nhưng việc hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp am hiểu ngành nghề cũng không kém phần thiết yếu. Hãy bắt đầu bằng cách chủ động nắm bắt thời điểm thu hoạch. Nếu bạn đang tìm những loại trà cao cấp như Darjeeling hay Sencha Nhật Bản, hãy thông báo trước 6–9 tháng so với thời điểm các vụ mùa này xuất hiện trên thị trường. Điều này giúp bạn đảm bảo nguồn hàng tươi mới trước khi mọi người cùng đổ xô đặt mua. Đồng thời, hãy đơn giản hóa quy trình ở mức có thể. Các hỗn hợp trà tiêu chuẩn thường được giao nhanh hơn so với các công thức pha trộn theo yêu cầu riêng. Hãy ưu tiên chọn các sản phẩm đã được chứng nhận hữu cơ hoặc thương mại công bằng thay vì chờ đợi quá trình chứng nhận hoàn tất. Bao bì tồn kho sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian so với thiết kế bao bì riêng—mà có thể mất đến vài tháng để hoàn thiện. Việc gộp lô hàng cũng tạo ra sự khác biệt đáng kể tại cảng: container đầy đủ thường được thông quan trong khoảng một tuần, thay vì ba tuần nếu vận chuyển bằng container chưa đầy. Xây dựng mối quan hệ bền vững sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Các công ty trà thường ưu tiên khách hàng ký hợp đồng nhiều năm, đặc biệt trong giai đoạn nguồn cung khan hiếm. Và đừng quên áp dụng các giải pháp kết hợp cho những nhu cầu khẩn cấp: gửi mẫu thử nhỏ bằng đường hàng không trong khi chờ lô hàng lớn vận chuyển bằng đường biển đến nơi. Cách làm này giúp hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp tục vận hành trơn tru ngay cả khi phát sinh các chậm trễ bất ngờ.