Làm thế nào để lựa chọn một công ty trà có kinh nghiệm xuất khẩu toàn cầu?

Xác minh Việc Tuân Thủ Quy định và Sẵn sàng về Chứng nhận Xuất khẩu

Yêu cầu chứng nhận FDA, EU Organic, JAS và USDA Organic

Việc xuất khẩu trà đòi hỏi sự chú ý cẩn trọng đối với các yêu cầu khác nhau của từng quốc gia. Các chứng nhận chính cần có bao gồm: đăng ký với Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) để tiếp cận thị trường Mỹ; tiêu chuẩn hữu cơ EU theo Quy định (EC) số 834/2007 dành cho bán hàng tại châu Âu; Tiêu chuẩn Nông nghiệp Nhật Bản (JAS) khi xuất khẩu sang Nhật Bản; và nhãn hữu cơ USDA để đưa ra các tuyên bố về tính hữu cơ tại Bắc Mỹ. Tất cả các chứng nhận này đều đi kèm với hồ sơ thủ tục riêng, quy trình kiểm tra cụ thể và yêu cầu được xác minh bởi bên thứ ba. Lấy ví dụ về tiêu chuẩn JAS: tiêu chuẩn này thực tế yêu cầu mức dư lượng thuốc trừ sâu dưới 0,01 phần triệu (ppm), nghiêm ngặt hơn nhiều so với hầu hết các quốc gia khác. Việc không đáp ứng đầy đủ những yêu cầu này có thể dẫn đến những vấn đề thực tế nghiêm trọng. Theo báo cáo của Global Trade Review năm ngoái, khoảng 23% lượng thực phẩm nhập khẩu bị tạm giữ do hồ sơ tài liệu không đầy đủ. Các doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch từ sớm cho quá trình chứng nhận — thay vì chạy đua xử lý sau này — sẽ tiết kiệm được chi phí trong dài hạn. Một số chuyên gia ngành cho biết doanh nghiệp có thể cắt giảm khoảng 740.000 USD mỗi năm chỉ bằng cách tránh các vấn đề tuân thủ tốn kém dẫn đến việc thu hồi sản phẩm.

Hệ thống truy xuất nguồn gốc, Quy trình nếm thử cà phê (Cupping), và Tính nhất quán trong phân loại sản phẩm xuất khẩu

Kiểm soát chất lượng không chỉ là một yếu tố thuận lợi khi xuất khẩu hàng hóa mà còn hoàn toàn thiết yếu để duy trì hiệu suất tốt ở thị trường nước ngoài. Các hệ thống theo dõi kỹ thuật số hiện nay thường tích hợp công nghệ blockchain, giúp truy xuất nguồn gốc chính xác của từng lô hàng. Loại thông tin này gần như bắt buộc nếu chúng ta muốn xuất khẩu vào các thị trường như châu Âu hoặc Nhật Bản. Về tiêu chuẩn thử nghiệm hương vị, mỗi khu vực lại có sở thích riêng. Chẳng hạn, người Nhật nói chung ít ưa vị đắng trong trà xanh hơn so với người Anh, những người lại thực sự ưa chuộng vị mạch nha rõ rệt hơn trong các hỗn hợp trà đen của họ. Việc phân loại đúng cũng rất quan trọng. Các phòng thí nghiệm được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 giúp đảm bảo tính nhất quán về mọi mặt giữa các lô hàng xuất khẩu. Người mua sẽ tin tưởng sản phẩm hơn khi họ thấy sự đồng đều về kích thước, màu sắc và mức độ nguyên vẹn của lá trà. Một số nghiên cứu cho thấy sự chú trọng đến chi tiết này có thể giảm tỷ lệ lô hàng bị từ chối khoảng 18%, từ đó tạo ra sự khác biệt thực sự đối với lợi nhuận ròng.

Đánh giá kinh nghiệm thực tế trên thị trường quốc tế

Tiếp cận thị trường Mỹ và EU: Gắn nhãn, đối sánh mã HS và hồ sơ thông quan

Việc đưa sản phẩm vào thị trường Mỹ và EU một cách chính xác phụ thuộc rất nhiều vào việc tuân thủ đúng các chi tiết cụ thể, chứ không chỉ đơn thuần là đáp ứng các quy định cơ bản. Cơ quan Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) yêu cầu danh sách thành phần phải được trình bày rõ ràng, cảnh báo đầy đủ về các chất gây dị ứng và cung cấp thông tin dinh dưỡng khi cần thiết. Đối với các sản phẩm hữu cơ tại châu Âu, doanh nghiệp phải có chứng nhận từ các cơ quan có thẩm quyền của EU được phê duyệt theo Quy định EC 834/2007. Một lĩnh vực khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn? Đó là mã Hệ thống Hòa hợp (Harmonized System – HS). Việc lựa chọn sai mã HS có thể gây ra những rắc rối nghiêm trọng tại cửa khẩu. Trà lên men thuộc mã 0902.30, trong khi trà chưa lên men thuộc mã 0902.20. Chỉ một sự nhầm lẫn nhỏ ở đây cũng có thể dẫn đến trì hoãn hàng hóa và phát sinh chi phí khổng lồ. Một số nhà nhập khẩu báo cáo rằng họ phải chi trả hơn 50.000 USD mỗi tháng chỉ riêng cho phí lưu kho do sai sót trong phân loại. Tin vui là các công ty duy trì hồ sơ minh bạch, làm việc cùng các kho ngoại quan và có quy trình vận chuyển ổn định sẽ gặp phải ít vấn đề hơn đáng kể tại các cửa khẩu biên giới. Những doanh nghiệp sở hữu hệ thống tài liệu đầy đủ và chuẩn mực ghi nhận mức giảm khoảng 63% về tỷ lệ lô hàng bị từ chối so với các đối tác khác không chuẩn bị kỹ lưỡng như vậy.

Truy cập châu Á - Thái Bình Dương: Điều hướng các tiêu chuẩn JAS của Nhật Bản, An toàn sinh học của Úc và các tiêu chuẩn ASEAN

Khu vực châu Á - Thái Bình Dương không áp dụng chung một chiến lược duy nhất cho việc thâm nhập thị trường. Kiến thức địa phương thực sự rất quan trọng ở đây. Chẳng hạn như tại Nhật Bản, để được chứng nhận là sản phẩm hữu cơ theo tiêu chuẩn JAS, doanh nghiệp phải truy xuất toàn bộ quy trình từ trang trại đến kệ hàng và duy trì mức độ tồn dư thuốc trừ sâu gần như bằng không. Còn tại Úc — quốc gia nằm ở phía Nam bán cầu — bất kỳ tổ chức nào xuất khẩu hàng hóa đều phải cung cấp bằng chứng cho thấy bao bì gỗ đã được xử lý đúng cách nhằm ngăn ngừa sâu bệnh, thông qua các giấy chứng nhận khử trùng bắt buộc do Bộ Nông nghiệp, Ngư nghiệp và Lâm nghiệp Úc cấp. Trong khi đó, tại khu vực Đông Nam Á, các nhà sản xuất trà phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn do ASEAN ban hành, bao gồm hàm lượng độ ẩm tối đa khoảng 7% và giới hạn rõ ràng về loại tạp chất được phép tồn tại. Các doanh nghiệp thông minh đã nhận ra rằng việc thiết lập hoạt động tại Singapore mang lại những lợi thế chiến lược. Những trung tâm hậu cần này giúp quản lý thuế quan trên toàn khu vực và kết nối liền mạch với nền tảng xuất khẩu số EXDOC của Úc. Phần lớn các công ty báo cáo thời gian thông quan giảm từ 35–45% so với phương thức nộp hồ sơ truyền thống dựa trên giấy tờ, điều này tạo ra sự khác biệt rất lớn trong việc đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn.

Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm và vận hành đối với nhu cầu trà toàn cầu

Thích ứng bao bì, xác nhận thời hạn sử dụng và sở thích hương vị đặc thù theo khu vực

Bao bì cần đạt được sự cân bằng giữa việc bảo vệ sản phẩm, đáp ứng các quy định và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng trong thời đại ngày nay. Chẳng hạn như túi lọc trà — theo báo cáo của Mordor Intelligence năm 2023, chúng chiếm khoảng 62% tổng doanh số bán lẻ toàn cầu, chủ yếu nhờ mức độ tiện lợi cao và khả năng kiểm soát liều lượng chính xác mà người tiêu dùng rất ưa chuộng. Về thời hạn sử dụng, đây không chỉ là những nghiên cứu lý thuyết trong phòng thí nghiệm mà còn là các thử nghiệm thực tế được tiến hành trong điều kiện mô phỏng gần sát với quá trình vận chuyển thực tế: độ ẩm dao động từ 30% lên tới gần 95%, nhiệt độ thay đổi từ mức đóng băng ở âm 5 độ C cho đến những ngày hè oi bức lên tới 45 độ C, cộng thêm thời gian vận chuyển kéo dài trên các chuyến tàu vượt đại dương. Hồ sơ hương vị cũng cần phù hợp với khẩu vị địa phương. Người tiêu dùng Nhật Bản thường ưa chuộng các hương vị tinh tế, mang đặc trưng umami dễ chịu, trong khi người tiêu dùng Trung Đông lại thường lựa chọn các loại trà mạnh, có gia vị đậm đà — ví dụ như trà được pha chế cùng thảo quả. Gần đây, xu hướng tiêu dùng trà chức năng cũng đang gia tăng đáng kể, bao gồm các loại trà được bổ sung chất điều hòa thích nghi (adaptogen) hoặc giàu vitamin bổ sung. Dự báo, các sản phẩm thuộc nhóm này sẽ tăng trưởng ấn tượng, đạt tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) khoảng 9,4% cho đến năm 2029, theo Grand View Research. Tuy nhiên, dù công thức có trông tuyệt vời đến đâu trên giấy thì cũng không thể thay thế được phản hồi thực tế từ chính người tiêu dùng đang sinh sống tại các thị trường mục tiêu. Việc thử nghiệm tại chỗ vẫn luôn là phương pháp hiệu quả nhất để đánh giá khả năng thành công hay thất bại của một sản phẩm trên thị trường.

Độ bền vững của chuỗi cung ứng: Minh bạch trong việc tìm nguồn cung, dự trữ đệm theo mùa và quan hệ đối tác hậu cần

Những mô hình thời tiết thất thường mà chúng ta đang chứng kiến những ngày này đe dọa hơn một nửa tổng sản lượng chè được trồng trên các trang trại gia đình quy mô nhỏ, điều đó có nghĩa là việc xây dựng khả năng phục hồi không chỉ là lựa chọn thông minh — mà còn là yếu tố thiết yếu để tồn tại. Nhiều công ty đang chuyển sang áp dụng chiến lược thu mua đa nguồn gốc, trong đó họ theo dõi từng bước của hành trình từ trang trại đến trung tâm vận chuyển bằng công nghệ blockchain. Cách tiếp cận này đáp ứng nhu cầu của khách hàng mong muốn biết rõ chè của họ có nguồn gốc từ những nơi khai thác bền vững và có đạo đức. Việc duy trì dự trữ ít nhất ba tháng lượng hàng tồn kho giúp giảm thiểu rủi ro trong những mùa mưa bão bất thường, khi sản lượng thu hoạch sụt giảm đột ngột hoặc vụ thu hoạch không diễn ra như kế hoạch. Khi vận chuyển chè ra nước ngoài, kiểm soát nhiệt độ là yếu tố tuyệt đối quan trọng. Các container không được làm mát đúng cách có thể tăng nhiệt lên tới 15 độ Celsius trong quá trình vận chuyển, dẫn đến mất hương vị nhanh chóng do quá trình oxy hóa. Các doanh nghiệp thông minh cũng phân bổ rộng rãi mối quan hệ hợp tác với nhiều đại lý hải quan và công ty vận tải khác nhau. Điều này đặc biệt hợp lý vào những thời điểm bận rộn như dịp lễ tháng Mười Hai hoặc sau mùa mưa, khi Kenya và Sri Lanka tổ chức các phiên đấu giá chè lớn và các cảng bị ùn tắc nghiêm trọng.

So sánh với các công ty xuất khẩu trà hàng đầu toàn cầu

Hiểu rõ quy mô sản xuất và kỷ luật xuất khẩu cung cấp bối cảnh khách quan khi đánh giá các đối tác. Các mốc chuẩn sau đây phản ánh sản lượng và vị thế thị trường đã được xác minh năm 2023:

Năm 2023, Kenya đã xuất khẩu được khoảng 595.000 tấn mét khối, thực tế vượt mức sản xuất trong nước do một lượng lớn hàng hóa được tái xuất thông qua các cảng của họ. Trong khi đó, Trung Quốc duy trì xuất khẩu ổn định ở mức khoảng 370.000 tấn mét khối, dù phải tuân thủ vô số quy định và tiêu chuẩn khác nhau tại hơn 80 quốc gia nơi họ hoạt động. Điều gì khiến những nhà xuất khẩu hàng đầu này đạt được thành công? Trước hết, họ thực sự coi trọng chất lượng từ khâu bắt đầu đến kết thúc. Họ đã xây dựng hệ thống kho lạnh vững chắc và quy trình xử lý chứng từ đúng chuẩn, có khả năng xử lý khối lượng lớn mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, các công ty này am hiểu cách vận hành trong nhiều hệ thống chứng nhận khác nhau như tiêu chuẩn FDA, yêu cầu về sản phẩm hữu cơ của châu Âu, Tiêu chuẩn Nông nghiệp Nhật Bản (JAS) và các quy định về sản phẩm hữu cơ của Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA Organic). Khi tìm kiếm đối tác tiềm năng trong lĩnh vực này, hãy tập trung vào những đơn vị đáp ứng mức độ tỉ mỉ và chú trọng chi tiết như trên, thay vì chỉ chọn dựa trên quy mô. Hãy xem xét mức độ minh bạch của họ về nguồn gốc sản phẩm, các chứng nhận mà họ sở hữu, và quan trọng nhất là kiểm tra hồ sơ thực tế của họ trong việc thông quan hàng hóa một cách thuận lợi, không bị chậm trễ.