Làm thế nào để thực hiện thủ tục thông quan đối với mặt hàng trà xuất khẩu bán buôn?

Quy trình thông quan gồm năm giai đoạn dành cho trà bán buôn

Lý do trà bán buôn chịu sự giám sát chặt chẽ hơn: Gốc nông nghiệp, an toàn thực phẩm và độ phức tạp trong quá trình pha trộn

Trà vận chuyển theo lô lớn phải trải qua các cuộc kiểm tra hải quan khá nghiêm ngặt vì nhiều lý do liên quan mật thiết với nhau. Trước hết, do trà có nguồn gốc từ thực vật nên tồn tại những quy định nghiêm ngặt về các loại sinh vật có thể phát triển trên lá trà. Đôi khi, cơ quan chức năng phát hiện các vấn đề như bệnh thực vật hoặc dư lượng thuốc trừ sâu vượt quá mức cho phép theo tiêu chuẩn quốc tế. Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) thực tế cho biết khoảng 15% lượng trà nhập khẩu vào nước này phải được kiểm tra trực tiếp, chủ yếu nhằm phát hiện các chất độc hại như aflatoxin—loại độc tố có thể gây nguy hiểm nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Tiếp theo là khía cạnh giấy tờ. Các quy định về an toàn thực phẩm yêu cầu doanh nghiệp phải chứng minh rõ quy trình chế biến, bảo quản và duy trì nhiệt độ an toàn cho trà nhằm ngăn ngừa nguy cơ nhiễm vi khuẩn. Cuối cùng, trà pha trộn gây ra nhiều khó khăn hơn vì chúng kết hợp lá trà từ nhiều quốc gia khác nhau. Hải quan yêu cầu bằng chứng về nguồn gốc xuất xứ của từng thành phần, do đó mỗi nguyên liệu đều cần một giấy chứng nhận riêng, nêu rõ chính xác quốc gia nơi nguyên liệu đó được sản xuất. Tất cả những bước kiểm tra bổ sung này thường khiến thời gian thông quan trà kéo dài thêm 2–3 ngày so với các mặt hàng khác không thuộc lĩnh vực nông nghiệp.

Phân tích từng bước: Nộp hồ sơ nhập khẩu – phân loại thuế quan – định giá – đánh giá tính hợp lệ – thông quan

Quy trình thông quan đối với trà bán buôn bao gồm năm giai đoạn tuần tự và phụ thuộc lẫn nhau:

1. Nộp hồ sơ nhập khẩu : Nộp tài liệu điện tử—bao gồm hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật—ít nhất 24 giờ trước khi tàu cập cảng
2. Phân loại thuế quan : Gán mã HS chính xác (ví dụ: 0902.40 cho trà có hương vị hoặc trà pha trộn) dựa trên phương pháp chế biến, loại lá và các chất phụ gia
3. Đánh giá : Khai báo giá giao dịch kèm các điều chỉnh bắt buộc đối với khoản bản quyền, hàng hóa hoặc dịch vụ hỗ trợ (assists), hoặc bao bì—hải quan sẽ kiểm tra giá này dựa trên cơ sở dữ liệu tham chiếu
4. Đánh giá tính hợp lệ : Thực hiện đánh giá dựa trên rủi ro; có thể bao gồm kiểm nghiệm bắt buộc tại phòng thí nghiệm đối với thuốc trừ sâu, aflatoxin hoặc xác minh nguồn gốc đồng vị
5. Của họ : Hàng hóa được đưa vào lưu thông tại Hoa Kỳ sau khi đã nộp đầy đủ thuế và nhận được xác nhận thông quan chính thức—thường trong vòng 48 giờ kể từ thời điểm nộp đầy đủ hồ sơ

Quy trình làm việc này chỉ mang lại kết quả dự báo được khi các nhà nhập khẩu chủ động chuẩn hóa tài liệu, phân loại hàng hóa và tuân thủ yêu cầu từ nhà cung cấp—đặc biệt đối với lô hàng trà dễ hư hỏng hoặc trà pha trộn.

Tài liệu thiết yếu cho xuất khẩu trà bán buôn

Bộ ba bắt buộc: Hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và chứng nhận xuất xứ

Mọi nhà xuất khẩu trà bán buôn đều cần ba tài liệu quan trọng để đưa hàng hóa của họ qua biên giới: hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và chứng nhận xuất xứ. Hóa đơn thương mại về cơ bản là giấy tờ nêu rõ hàng hóa đang được vận chuyển là gì, số lượng bao nhiêu, giá từng mặt hàng và tổng giá trị. Tài liệu này trở nên đặc biệt quan trọng khi tính toán mức thuế nhập khẩu và xác minh giá trị tại các trạm kiểm tra hải quan. Danh sách đóng gói cung cấp thông tin chi tiết hơn nhiều về nội dung thực tế bên trong từng container. Danh sách này liệt kê các yếu tố như trọng lượng chính xác (cả trọng lượng tịnh và trọng lượng toàn bộ), kích thước và số lượng pallet được xếp chồng lên nhau. Những chi tiết này giúp cán bộ thanh tra kiểm tra hàng hóa một cách đúng quy cách và đảm bảo mọi thứ khớp nhau khi hàng đến nơi. Tiếp theo là chứng nhận xuất xứ, chứng minh nguồn gốc ban đầu của hàng hóa. Tài liệu này có ý nghĩa quan trọng vì nó quyết định việc áp dụng các mức thuế ưu đãi nhất định dựa trên các hiệp định thương mại quốc tế. Đặc biệt, cả ba tài liệu này phải hoàn toàn thống nhất với nhau về mô tả sản phẩm, số lượng và khai báo nguồn gốc. Một báo cáo gần đây của Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) cho thấy khoảng một trong năm lô hàng nông sản bị đình trệ ở đâu đó dọc tuyến vận chuyển chỉ vì những giấy tờ này không khớp nhau một cách chính xác.

Xử lý tranh chấp về nguồn gốc trong các lô trà bán buôn pha trộn

Trà pha trộn—theo định nghĩa là mặt hàng có nhiều nguồn gốc—đặt ra những thách thức riêng biệt về chứng nhận. Cơ quan hải quan yêu cầu phải công khai minh bạch nguồn gốc của từng thành phần khi bất kỳ nguồn nào chiếm ≥7% trọng lượng của hỗn hợp. Ví dụ:

• Một hỗn hợp trà Darjeeling–Assam phải khai báo cả hai vùng của Ấn Độ nếu một trong hai vùng vượt ngưỡng 7%
• Trà matcha pha trộn với sencha đòi hỏi giấy chứng nhận nguồn gốc riêng biệt từ Nhật Bản cho từng thành phần
  Sự chênh lệch giữa tuyên bố về nguồn gốc do nhà cung cấp cung cấp và kết quả phân tích phòng thí nghiệm—chẳng hạn như phân tích dấu vân tay đồng vị hoặc truy xuất nguồn gốc dựa trên DNA—có thể dẫn đến việc tạm giữ hoặc từ chối lô hàng. Như nêu trong Hướng dẫn Thương mại Quốc gia (Country Commercial Guides) của Trade.gov, đối với trà pha trộn, tất cả các nguồn gốc phải được liệt kê trên Giấy chứng nhận xuất xứ theo thứ tự giảm dần theo trọng lượng. Việc không tuân thủ sẽ vi phạm yêu cầu Thông báo Trước (Prior Notice) của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA) và có thể dẫn đến việc từ chối tự động tại các cảng Hoa Kỳ.

Tuân thủ quy định: FDA, Luật Thực phẩm Liên minh Châu Âu và Trách nhiệm của Nhà nhập khẩu đối với mặt hàng trà bán buôn

Yêu cầu tại Hoa Kỳ: Đăng ký cơ sở với FDA, Thông báo trước và Khai báo ISF

Gánh nặng trách nhiệm pháp lý hoàn toàn thuộc về các nhà nhập khẩu Hoa Kỳ trong việc đảm bảo trà bán buôn đáp ứng ba yêu cầu chính của Cục Quản lý Thực phẩm và Dược phẩm Hoa Kỳ (FDA). Hãy bắt đầu với các cơ sở chế biến trà nước ngoài, những đối tượng này cần duy trì hiệu lực đăng ký cơ sở tại FDA theo quy định của Đạo luật Hiện đại hóa An toàn Thực phẩm (FSMA). Các đăng ký này phải được cập nhật hai năm một lần; nếu hết hạn, toàn bộ chuỗi cung ứng phía sau sẽ bị đình trệ trong tình trạng bất định về mặt quy định. Tiếp theo là các mẫu Thông báo Trước khi Nhập khẩu (Prior Notice), cần được nộp cho FDA ít nhất tám giờ trước thời điểm hàng đến. Hồ sơ giấy tờ phải bao gồm thông tin cụ thể về loại trà nhập khẩu, số lượng, nơi xuất xứ và đơn vị nhận hàng. Riêng đối với vận chuyển đường biển, còn có một yêu cầu khác mang tên Khai báo An ninh Người nhập khẩu (Importer Security Filing). Yêu cầu này đòi hỏi doanh nghiệp phải gửi mười mục thông tin khác nhau tới Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm xếp hàng lên tàu. Khi các công ty không tuân thủ những quy định này, lô hàng của họ sẽ bị tạm giữ, từ chối nhập khẩu ngay lập tức, hoặc tệ hơn nữa là bị đánh dấu là 'tín hiệu cảnh báo' đối với các đợt nhập khẩu sau này. Và cần lưu ý rằng, nghĩa vụ kiểm tra kỹ lưỡng tất cả tài liệu chứng minh đi kèm nhằm đảm bảo chúng xuất phát từ các nguồn hợp pháp luôn thuộc về chính nhà nhập khẩu. Điều đó đồng nghĩa với việc phải xem xét cẩn trọng các kết quả xét nghiệm phòng thí nghiệm và chứng nhận xuất xứ, bởi vì sai sót ở khâu này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng về sau.

Kiểm tra tương đương EU và yêu cầu kiểm tra dư lượng đối với mặt hàng trà nhập khẩu bán buôn

Việc nhập khẩu trà theo hình thức bán buôn vào Liên minh Châu Âu (EU) phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt được nêu trong Quy định (EC) số 178/2002 cùng với nhiều văn bản thi hành liên quan. Đối với bất kỳ nhà nhập khẩu nào muốn đưa trà qua biên giới, họ cần chứng minh rằng quốc gia nơi trà được trồng có hệ thống an toàn thực phẩm tương đương với tiêu chuẩn của EU. Các tiêu chuẩn này thường được kiểm tra thông qua các cuộc đánh giá độc lập do Ủy ban Châu Âu phê duyệt. Khi trà đến cảng của EU, từng lô hàng đều được kiểm nghiệm dư lượng của hơn 450 loại thuốc trừ sâu khác nhau cũng như các kim loại nặng như chì và cadmium. Nếu phát hiện bất kỳ chất nào vượt quá mức 0,1 mg/kg, toàn bộ lô hàng sẽ bị từ chối tự động. Gần đây, trà pha trộn (blended teas) đã trở thành đối tượng giám sát đặc biệt do các vấn đề phát sinh từ nguyên liệu có nguồn gốc từ nhiều nơi. Các cảnh báo gần đây từ Hệ thống Cảnh báo Nhanh về Thực phẩm và Thức ăn chăn nuôi của EU (RASFF) chỉ ra những trường hợp xuất xứ bị khai báo sai và giới hạn tối đa dư lượng (MRL) không được tuân thủ một cách nhất quán trên toàn bộ các thành phần. Các nhà nhập khẩu cần lưu giữ báo cáo phòng thí nghiệm chứng minh việc tuân thủ các giới hạn dư lượng này ít nhất ba năm kể từ thời điểm trà nhập vào EU. Đồng thời, họ cũng phải đảm bảo rằng tất cả giấy chứng nhận xuất xứ khớp chính xác với yêu cầu về khả năng truy xuất nguồn gốc ở cấp độ lô hàng theo Quy định EU số 2017/625.

Phân loại mã HTS/HS chính xác và chiến lược Incoterms cho việc bán buôn trà

Giải mã HS 0902.10–0902.40: Mức độ chế biến ảnh hưởng như thế nào đến thuế nhập khẩu và kiểm tra

Việc xác định đúng mã phân loại HTS/HS cho các sản phẩm thuộc các phân mục con từ 0902.10 đến 0902.40 là vô cùng quan trọng, bởi vì mã phân loại này quyết định mức thuế nhập khẩu phải nộp, quy trình kiểm tra hải quan và các vấn đề quản lý, quy định có thể phát sinh. Trà xanh được liệt kê dưới mã 0902.10 thường chịu mức thuế quan thấp hơn, khoảng 3–5%, và ít bị chú ý hơn về mặt phụ gia so với trà đen lên men (mã 0902.20) hoặc các loại trà ô long bán lên men (mã 0902.30). Tuy nhiên, đối với các loại trà có hương vị hoặc trà pha trộn được phân loại dưới mã 0902.40, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra nghiêm ngặt hơn nhiều. Không chỉ chịu mức thuế cao hơn — dao động từ 7% đến 12% tùy thị trường — những sản phẩm này còn phải đáp ứng thêm các yêu cầu khác như: sử dụng các chất tạo hương đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, tuân thủ đúng quy định về ghi nhãn và đảm bảo nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm được nêu rõ trên bao bì. Việc phân loại sai có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng về sau, bao gồm cả phạt tiền và chậm trễ trong việc thông quan hàng hóa.

• Nộp thừa thuế : Cao hơn mức áp dụng tới 9 điểm phần trăm
• Trì hoãn kiểm tra : Trà pha trộn phải chịu kiểm tra hồ sơ và yêu cầu xét nghiệm phòng thí nghiệm nhiều hơn 37%
• Các trường hợp không tuân thủ : Trà có hương vị khai báo sai sẽ bị từ chối ở mức cao hơn 23% theo quy định kiểm soát biên giới của FDA và EU

Cách chế biến trà thực sự ảnh hưởng lớn đến loại xét nghiệm cần thực hiện. Các loại trà xanh thường được kiểm tra trước tiên về dư lượng thuốc trừ sâu, trong khi trà đã qua lên men bắt buộc phải được kiểm tra bắt buộc về độc tố aflatoxin. Khi xử lý các hỗn hợp trà nhập khẩu từ nhiều quốc gia, việc xác định chính xác mã HTS theo đúng nguồn gốc quốc gia cụ thể là điều hoàn toàn thiết yếu. Và thực tế là biên lợi nhuận vốn đã rất mỏng, nên những sai sót trong tuân thủ có thể gây tốn kém đáng kể. Vì vậy, việc hợp tác với một đối tác am hiểu quy định hải quan và có kinh nghiệm trong lĩnh vực thực phẩm nông nghiệp là điều hợp lý trước khi gửi lô hàng đầu tiên. Một đại lý hải quan chuyên nghiệp có thể giúp tránh những rắc rối sau này khi các vấn đề trở nên phức tạp tại các cuộc kiểm tra biên giới.